Information gemäß Art. 13 DSGVO zur Erhebung von personenbezogenen Daten

Kurze Einführung in die DSGVO

Die DSGVO definiert klare Grundsätze für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Dazu gehören:

  • Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz

Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine gesetzliche Grundlage oder Einwilligung vorliegt, und die Verarbeitung muss für den Betroffenen nachvollziehbar sein.

 

  • Zweckbindung

Daten dürfen nur für vorher festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden.

 

  • Datenminimierung

Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck unentbehrlich sind.

 

  • Richtigkeit

Personenbezogene Daten müssen korrekt und aktuell sein.

 

  • Speicherbegrenzung

Daten dürfen nicht länger als notwendig gespeichert werden.

 

  • Integrität und Vertraulichkeit

Eine sichere Datenverarbeitung muss durch technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet sein.

 

Für Hausverwaltungen sind insbesondere folgende Artikel der DSGVO relevant

  • Artikel 6 DSGVO

Die Datenverarbeitung ist nur zulässig, wenn sie durch eine gesetzliche Grundlage, Einwilligung, ein berechtigtes Interesse oder eine vertragliche Verpflichtung gedeckt ist.

 

  • Artikel 13 DSGVO

Betroffene müssen umfassend darüber informiert werden, welche Daten verarbeitet werden, warum und wie lange diese gespeichert werden.

 

  • Artikel 30 DSGVO

Verpflichtung zur Führung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, das alle relevanten Informationen über Datenkategorien, Zwecke der Verarbeitung, Empfänger und Speicherfristen enthält.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden ihre Daten verarbeitet?

Ich verarbeite Ihre personenbezogenen Daten nach den Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

 

Insbesondere folgende Rechtsgrundlagen können für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten herangezogen werden:

 

  • Vertragserfüllung

Wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und die Person, dessen Daten verarbeitet werden, Vertragspartner ist oder werden soll. (Art. 6 Abs.1 UAbs.1 lit. b DSGVO)

 

  • Berechtigte Interessen

Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des verantwortlichen Verwalters oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht schutzwürdige Interessen der Person, dessen Daten verarbeitet werden, überwiegen. (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO).

 

  • Rechtspflicht

Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des verantwortlichen Verwalters erforderlich ist. (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO) z.B. Wohnungseigentumsgesetz und § 675 BGB Entgeltliche Geschäftsbesorgung.

 

  • Einwilligung

Wenn die Person, dessen Daten verarbeitet werden soll, der Datenverarbeitung zugestimmt hat. (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO)

Einleitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist mir ein wichtiges Anliegen. Ihre Persönlichkeitsrechte haben bei mir höchste Priorität und ich bemühe mich nach besten Kräften, diese Rechte zu schützen und zu gewährleisten.

 

Bitte nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit und lesen Sie die nachstehenden Informationen.

Welche Daten erhebe ich von Ihnen und woher?

Datenkategorien:

 

  • Stammdaten (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum)
  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
  • Kontodaten
  • Abrechnungs- und Prüfungsunterlagen des Wirtschaftsjahres (Rechnungen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Heizkostenabrechnung, Kontoauszüge des laufenden Bewirtschaftungs- und Rücklagenkonto)
  • Verwaltungsunterlagen (Beschluss-Sammlung, Versammlungsniederschrift, gerichtliche Entscheidungen)
  • Auftragsdaten für Instandhaltungs- und Instandssetzungsmaßnahmen
  • Unterlagen zur gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung der WEG
  • Daten aus Verwaltung des Objekts (z.B. Durchführung der Abrechnung der Wohngelder, Zustellung und Entgegennahme einer Willenserklärung an die WEG, Gerichtsprotokolle/ Teilentscheidungen/bzw. Urteil, Nutzung von Gemeinschaftseigentum, Führung von Hausgeld- und Rücklagenkonto)

Quellen:

  • Die von Ihnen bereitgestellten Daten
  • Daten der vorherigen Verwaltungen
Zu welchem Zweck werden meine Daten verarbeitet und wer erhält darauf Zugriff?

Soweit Sie mir personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben, verwende ich diese entsprechend den europäischen und deutschen Datenschutzbestimmungen nur zur Durchführung des Verwaltervertrages.

 

In diesem Zusammenhang übermitteln ich Ihre Daten bzw. einen Teil der Daten an folgende Dritte:

 

  • Andere Eigentümer der WEG bei berechtigtem Interesse (z.B. bei Beschlussanfechtung Name und Adresse)
  • Messdienstleister (z.B. Heizkostenabrechnung)
  • Prüflabore (z.B. Legionellenprüfung), Handwerksunternehmen (z.B. Baumaßnahmen und Reparaturen)
  • Ämter/Behörden (z.B. Grundbuchamt)
  • IT-Dienstleister
  • Rechtsanwalt (bei Rechtsstreitigkeiten)
  • Bankinstitute (bei Abwicklungen von Zahlungen und Forderungen)
  • Bauplaner und -unternehmen, Umzugsfirmen (im Rahmen von Sanierungsvorhaben)

Diesen Dienstleistern werden nur die für deren Tätigkeit in meinem Auftrag notwendigen Daten übergeben.

 

Bei Verdacht einer Straftat oder in Ermittlungsverfahren können Daten an Polizei und Staatsanwaltschaft übermittelt werden.

 

Eine Übermittlung der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt. Sehen Sie dazu auch bitte in den § Datenverarbeitung in Ihrem Verwaltervertrag.

Was und wer speichert meine Daten im Rahmen des "Hosting"?

Die von mir in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die ich zum Zweck des Betriebs der Website einsetze.

 

Hierbei verarbeitet mein Hostinganbieter Meta- und Kommunikationsdaten von Kunden, Interessenten und Besuchern dieser Website auf Grundlage meines berechtigten Interesses an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung unserer Website gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO.

Welche Cookies werden gespeichert?

Ich verwende sogenannte Session-Cookies, um die Website zu optimieren. Ein Session-Cookie ist eine kleine Textdatei, die von den jeweiligen Servern beim Besuch einer Internetseite verschickt und auf Ihrer Festplatte zwischengespeichert wird. Diese Datei als solche enthält eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf mein Website zurückkehren. Diese Cookies werden gelöscht, nachdem Sie Ihren Browser schließen. Sie dienen z. B. dazu, dass Sie eingeloggt bleiben können.

 

Mein berechtigtes Interesse an der Nutzung der Cookies gemäß Art 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO liegt darin, die Website nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen.

 

In den Cookies werden etwa folgende Daten und Informationen gespeichert:

 

  • Log-In-Informationen

Bei Aktivierung des Cookies wird diesem eine Identifikationsnummer zugewiesen und eine Zuordnung Ihrer personenbezogenen Daten zu dieser Identifikationsnummer wird nicht vorgenommen. Ihr Name, Ihre IP-Adresse oder ähnliche Daten, die eine Zuordnung des Cookies zu Ihnen ermöglichen würden, werden nicht in den Cookie eingelegt.

Was ist mit dem Kontaktformularen und dem E-Mail Kontakt?

Wenn Sie mit mir in Kontakt treten (z. B. per Kontaktformular oder E-Mail), verarbeiten ich Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen.

 

Erfolgt die Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, bzw., wenn Sie bereits mein Kunde sind, zur Durchführung des Vertrages, so ist Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO.

 

Weitere personenbezogene Daten verarbeite ich nur, wenn Sie dazu einwilligen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO) oder ich ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten habe (Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO). Ein berechtigtes Interesse liegt z. B. darin, auf Ihre E-Mail zu antworten.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Datenverarbeitung unterliegt gesetzlichen Regelungen. Aus diesen verschiedenen gesetzlichen Regelungen ergeben sich unterschiedliche Aufbewahrungszeiten.

 

Damit Daten nicht unnötig und unzulässig lange gespeichert werden, sind dem Verwendungszweck angepasste Löschfristen festgelegt worden.

 

Ihre Daten werden für die Dauer von 8 Jahre zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten Datenschutzkonform vernichtet. Bei Vertragsende werden alle Daten dem neuen Verwalter übergeben und alle Daten auf dem Server gelöscht (sowie jegliche Datensicherungen). Dies geschieht nicht, sollten diese Unterlagen möglicher Weise noch in Gerichtsverfahren gegen die Hausverwaltung oder in denen die Hausverwaltung als Zeuge womöglich einberufen wird. In solchen Fällen werden die Daten erst nach dem Gerichtsverfahren unverzüglich gelöscht.

 

Des Weiteren müssen beispielsweise gerichtliche Titel für 30 Kalenderjahre aufbewahrt werden, sofern die Forderung nicht vorher getilgt wird. Erfolgt die Tilgung, so endet der Grund die Titel weiter aufzuheben.

 

Einzig werden alle Beschlussprotokolle der WEG aufgehoben, so lange die WEG existiert.

Welche Rechte habe ich?

Sie haben grundsätzlich ein Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen zu welchem Zweck gespeichert wurden (Art. 15 DSGVO).

 

Daneben haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten (gem. Art. 16 -18, 20 DSGVO).

 

Eine Einschränkung besteht allerdings: Sollte eine Einschränkung der Verarbeitung dazu führen, dass ich meine Aufgaben als Hausverwalter nicht mehr für die WEG ausführen kann (z.B. die Weitergabe von Zählernummern zum Zwecke der Erstellung einer Abrechnung), so müssen Sie damit rechnen, dass ich Ihrem Wunsche nicht entsprechen kann.

 

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden:

 

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden

 

Natürlich bin ich mir der Bedeutung und Sensibilität der uns anvertrauten personenbezogenen Daten bewusst. Deshalb stelle ich in jeder Hinsicht sicher, dass Ihre Daten vertraulich und im Einklang mit den rechtlichen Bestimmungen behandelt werden.